Hankkeeseen sopivien toimittajien löytäminen haasteellisuus riippuu kaupungista, suhdanteesta sekä tietenkin itse hankkeesta ja sen ainutlaatuisuudesta. On helpompi löytää 5 huoneistoremontin tekijää kuin luteiden torjujaa. Kokosimme tähän postaukseen muutamia kuulemiamme ideoita ja periaatteita, joilla palveluntarjoajia on helpompi löytää.
Tavat löytää sopivia palveluntarjoajia ovat pääosin tuttuja.
Kuluttajina olemme tottuneet, että somen alustoissa kysellään suosituksia milloin mistäkin. Ammattipuolella se on paljon harvinaisempaa, mutta sopivassa verkostossa sitäkin näkyy.
Kilpailutuksia tekevät ovat usein oppineet seuraamaan maailmaa siten, että uudet potentiaaliset toimijat rekisteröidään. Olipa se sitten toimittajan lähettämä sähköpostimarkkinointi, LinkedIn-kutsupyyntö, lehtimainos tai vaikkapa kadulla pakettiauton kyljestä pongattu mainos. Harvoin tiedolle on juuri sillä hetkellä tarvetta ja olennaista onkin kirjata potentiaalisia yrityksiä ylös.
Joissain yrityksessä on kerätty usein tarvittavia yrityksiä esimerkiksi Excel-listaan. Formaatista olemme nähneet monta erilaista mallia. Tietojen yksityiskohtaisuus vaihtelee paljon. Samoin erilaiset kategorioinnit. Osana pitää erikseen yllä ns. prospektilistaa eli yrityksiä, joita voisi kokeilla ja pyytää tarjousta kun seuraava tarve tulee.
Excelin ylläpito toimii harvoin täydellisesti. Usein se jää vain muutaman työkaluksi ja muut eivät listaa hyödynnä. Toisaalta ylläpito jää usein puolitiehen. Ylläpidon tasoa voidaan nostaa sopimalla vaikka listan säännöllisistä katselmuksista. Lisäksi listan olemassaolosta voidaan muistuttaa erilaisissa yhteyksissä.
Toinen ja ehkä kestävämpi vaihtoehto on käyttää järjestelmää, jossa asia hoituu itsestään ilman erillistä ylläpitoa.
Tavalla tai toisella on järkevää varmistaa, että aiemmin tehtyjä kilpailutuksia ja niistä saatuja kokemuksia toimittajista voidaan hyödyntää.
Joka tapauksessa on hyvä, että jos uusi toimittaja soittaa tai on muuten yhteyksissä markkinoidakseen palvelujaan, tiedot kirjataan johonkin. Etenkin viime vuosien rakennusalan laman vuoksi korjaushankkeisiin on tullut uusia yrityksiä, jotka haluavat markkinoida palvelujaan ja päästä mukaan kilpailutuksiin.
Kuuluisa Kanadalainen kirjailija ja johtajuuskouluttaja Robin Sharma sanoi.
Liiketoiminnan ydin on ihmissuhteet; elämän ydin on ihmisten välinen yhteys.
Kun puhutaan palveluntarjoajien verkostosta, suhteilla on merkitystä. Hyvillä toimijoilla on aina varaa valita projektinsa. Valintoja ohjaa tietysti talous, mutta myös ihmiset. Elämä on lyhyt möhlärien kanssa toimimiseen. Jos sinut tunnetaan henkilönä, jonka kanssa on mukava tehdä töitä ja joka hoitaa oman osuutensa, saat tarjouspyyntöösi todennäköisemmin vastauksen.
Rakentava yhteistyö ei tarkoita pehmeyttä ja periksiantamista. Päinvastoin, se tarkoittaa avointa, jämptiä mutta ratkaisuhakuista asennetta.
Kannattaa altistaa itsensä kuuntelulle, sillä se kasvattaa luottamusta. Useimmiten palveluntarjoaja on paras asiantuntija tarjoamansa palvelun suhteen. Asioita voidaan tehdä eri tavoin ja toimittajan kannalta paras tapa voi olla myös tilaajan kannalta sitä. On tietysti hyvä muistaa, että palveluntarjoajalla on oma taloudellinen intressi vaikuttaa ajatteluusi. Usein tämän merkitystä liioitellaan ja palveluntarjoajakin on varsin vilpittömästi hakemassa parasta ratkaisua.
Vältä täytetarjousten pyytämistä. Luottamusta ei edistä, jos toimittajalle tulee vaikutelma, että heiltä kysytään tarjousta vain siksi, että saadaan riittävästi tarjouksia. Jos näyttää vielä siltä, että työ oli pedattu jo valmiiksi yhdelle toimijalle - se vain pahentaa vaikutelmaa.
Panosta kommunikaatioon. Lukuisten keskustelujen perusteella tiedämme, että mikäli oma tarjous ei voittanut, vain noin 20 % toimittajista saa tiedon. Tyypillisin vastaus on hiljaisuus.
Kommunikoi rehellisesti ja tasapuolisesti. Hankalat tilanteet kuten reklamaatiot tai hävityt kilpailutukset voivat luoda jännitteisiä tilanteita. Niiden hoitaminen reilusti rakentaa luottamusta, kuten elämässä yleensäkin. Erityisesti ikävien tilanteiden hoidossa punnitaan, keskitytäänkö syyttelyyn vai ratkaisukeskeisyyteen.
Kerää uusia toimijoita aktiivisesti. Tämä on jatkuvaa työtä.
Varmista, ettei markkinatieto jää hiljaiseksi tiedoksi. Tiedon leviäminen oman yrityksen sisällä ei yleensä tapahdu itsestään, mutta ei myöskään vaadi valtavia ponnistuksia vaan pienikin toimenpide riittää.
Thinger Hankinta on työkalu, jossa on valmiina tuhansia palveluntarjoajia. Voit hakea niitä tarjottujen palvelujen mukaan. Lisäksi tieto käyttämistäsi tai kollegoidesi käyttämistä palveluntarjoajista tallentuu sinne automaattisesti. Voit kerätä paljon käytettyjä yrityksiä myös Kumppanit-listaan ja käyttää tätä listaa valinnoissa.
